ИИ-секретарь для топ-менеджмента

ИИ-секретарь для топ-менеджмента: что он делает и зачем нужен руководителю

Почему топ-менеджеры работают по 12 часов в сутки

Если вы собственник бизнеса, генеральный директор или руководитель направления — вы знаете свой рабочий день. Утро начинается с почты, потом совещание, потом звонки, потом ещё почта, потом какие-то срочные вопросы, потом встреча, потом опять почта. К вечеру — 200 писем, 30 звонков, 10 встреч, и при этом ни одной стратегической задачи не решено.

Реальная картина из нашего опыта: топ-менеджер тратит 60-70 процентов рабочего времени на операционку и только 30 процентов на то, ради чего его нанимали — стратегию, развитие, принятие ключевых решений.

AI-секретарь — это агент, который берёт на себя операционку. Вы занимаетесь тем, ради чего вы на этой должности. Агент занимается всем остальным.

Что такое ИИ-секретарь и чем он отличается от обычного помощника

Обычный персональный ассистент — это человек, который сидит с вами в одном офисе, знает контекст, помогает по ходу дня. ИИ-секретарь — это программа, которая делает похожие вещи, но работает 24/7, не уходит в отпуск, не болеет, не забывает.

Вот что умеет ИИ-секретарь:

Обработка входящей корреспонденции. Сортирует письма по приоритету, готовит краткие сводки по каждому, выделяет те что требуют вашего внимания. К вам в почту попадает только то, что действительно важно.
Подготовка к встречам. За 15 минут до встречи присылает вам карточку — с кем встреча, о чём договаривались в прошлый раз, какие открытые вопросы, какие данные есть по этому человеку или компании.
Протоколирование встреч. Записывает встречу (с вашего согласия), расшифровывает, готовит протокол с пунктами решения и ответственными. Через 10 минут после встречи у вас готовый документ.
Контроль исполнения. После встречи проверяет что задачи выполняются, присылает напоминания ответственным, эскалирует вам если задача затянулась.
Подготовка аналитики. Когда вам нужны данные для решения — собирает из CRM, бухгалтерии, маркетинга. Формирует сводку в нужном формате.
Подготовка решений. По рутинным вопросам готовит черновик решения с обоснованием. Вы только утверждаете или корректируете.

Что вы получаете каждое утро

Вот как выглядит утро топ-менеджера с ИИ-секретарём:

8:30 — агент присылает утреннюю сводку. Что произошло за вчера и за ночь. Главные цифры: выручка, новые клиенты, проблемы, что требует внимания. Без открытия CRM и почты.
9:00 — план дня. Список встреч и задач. По каждой — контекст: с кем, о чём, что готово, что нужно подготовить.
9:15 — карточки к встречам. По каждой встрече дня — краткая информация: профиль собеседника, история отношений, открытые вопросы, последние новости.
В течение дня — только важное. Агент фильтрует почту, мессенджеры, звонки. Присылает только то что требует решения. Всё остальное обрабатывает сам.
После встречи — протокол. 10 минут после встречи — готовый протокол с пунктами решения, ответственными и сроками. Агент сам отправляет протокол участникам и ставит задачи.
Вечером — итоги дня. Что сделано, что нет, что переносится, что требует внимания завтра. И предложение по плану на завтра.

Оставить заявку

Что можно настроить у ИИ-секретаря:

Тон и манера общения
Тон: Дружелюбный, формальный, саркастичный, нейтральный
Стиль: Лаконичный или развернутый, научный или разговорный
Роль и личность
Кем он работает: ассистент руководителя, эксперт, наставник, журналист, психолог
Наличие «характера» (эмпатичный, строгий, веселый).
Формат ответов
Структура: пункты списка, сплошной текст, таблицы, код, цитаты
Длина: кратко (1 предложение) или подробно (эссе)
Язык: конкретный язык или смешивание (например, англицизмы)

Реальные кейсы

Кейс 1: генеральный директор производственной компании. До внедрения — рабочий день с 8 до 23, в выходные тоже. После внедрения — рабочий день с 9 до 19, в выходные не работает. Утренняя сводка за 5 минут даёт то, на что раньше уходило 2 часа. Решения по рутине принимаются за 5-10 минут вместо того чтобы висеть весь день.
Кейс 2: коммерческий директор торговой компании. Раньше тратил 3-4 часа в день на совещания с отделами. Сейчас отделы сдают данные через агента, он готовит сводку, коммерческий директор принимает решения по итогам дня. Совещания стали реже и короче, решения — качественнее.
Кейс 3: собственник сети клиник. Работал в режиме «ко всему лично». После внедрения агента — операционные вопросы закрываются без него, он занимается стратегией развития и лично ведёт ключевых клиентов. За год — открыли 3 новых филиала.

Что нужно для внедрения

1. Описать ваш рабочий день. Какие задачи повторяются, что отнимает больше всего времени, какие решения можно автоматизировать.

2. Подключить источники. Почта, CRM, календарь, мессенджеры, бухгалтерия.

3. Настроить правила. Что агент делает сам, что согласует, что эскалирует.

4. Обучить агента вашим предпочтениям. Какой формат сводок, какие новости важны, как обрабатывать конфликты в расписании.

5. Интегрировать с командой. Чтобы команда понимала что агент — это ваш инструмент, не отдельный человек.

Срок пилота — 2-4 недели. Стоимость — от 20 тыс. в месяц

Частые вопросы

Вопрос: Не получится ли что агент что-то пропустит важное?

Агент настраивается так, что при сомнениях — лучше покажет чем промолчит. Плюс первые 2-3 недели вы проверяете все сводки и решения, постепенно доверяя агенту больше.

Вопрос: А если я захочу сам разобрать какое-то письмо?

Никто не запрещает. Агент работает параллельно — если вы хотите посмотреть всё сами, вы просто открываете почту. Агент не блокирует.

Вопрос: Это заменит живого помощника?

Зависит от объёма работы. Для руководителя с 5-15 встречами в день и 50-100 письмами — заменит. Для руководителя с 30 встречами и 500 письмами — скорее дополняет живого помощника.

Что делает ГЕРИОТ

Мы помогаем настроить ИИ-секретаря под ваш стиль работы, подключаем к вашим системам, обучаем агента вашим предпочтениям. Пилот 2-4 недели. Если результат не устраивает — отключаем без обязательств.