Подготовка коммерческого предложения за 2 минуты вместо 40: пошаговый разбор ИИ-агента для отдела продаж

Кейс: торговый бизнес с 50+ активными сделками. Цикл КП — 40 минут. С ИИ-агентом — 2 минуты на черновик и 5 минут на правки. Реальные цифры, без выдумок.

Знакомая боль

Классическая пятница, 16:45. Менеджер по продажам открывает заявку с сайта, читает письмо от клиента про «нам нужно 200 единиц оборудования с доставкой в три города в течение 30 дней». Дальше начинается ритуал, который отнимает у отдела продаж по полдня каждый день:

1. Открыть CRM, найти клиента, посмотреть историю прошлых заявок, вилку цен, статус по оплатам.
2. Открыть 1С или Excel, выгрузить актуальные остатки на нужных складах.
3. Открыть Excel с прайсом поставщиков, найти ту цену, по которой эта позиция закупалась в последний раз.
4. Скопировать шаблон КП из Google Docs, перенести туда реквизиты из CRM, адреса доставки, контакты ЛПР, особые условия по оплате.
5. Вручную посчитать скидку от объёма, проверить, вписывается ли клиент в его кредитный лимит.
6. Согласовать скидку с РОП, потому что она больше стандартной.
7. Прикрепить PDF, дописать сопроводительное письмо, отправить.

40-50 минут. А теперь помножьте на 5-7 КП в день у одного менеджера. Это полдня на рутину, которая может быть сделана быстрее. И это именно та статья расходов, которую первыми режут в кризис — а зря: именно в КП чаще всего клиент понимает, насколько серьёзно с ним работают.

В этой статье — пошаговый разбор, как ИИ-агент берёт на себя 90% этой рутины и оставляет менеджеру только финальную правку.

Что именно автоматизируется (а что — нет)

Важно сразу: ИИ-агент не подменяет менеджера. Он не ведёт переговоры и не убеждает. Он делает то, что менеджер делает механически и от чего устаёт — собирает информацию из разных источников, сводит в шаблон, делает черновики по правилам компании.

Конкретно в кейсе торгового бизнеса (оптовая продажа оборудования, ~50 активных сделок в день):

Агент делает сам:

• Получает входящее письмо / заявку из CRM / сообщение в мессенджере
• Идентифицирует клиента, подтягивает его карточку: история, кредитный лимит, статус договорённостей
• Ищет нужные товарные позиции в прайсе поставщика, проверяет остатки на складах
• Считает стоимость с учётом скидки по объёму и индивидуальных условий клиента
• Берёт шаблон КП и заполняет его конкретными данными клиента
• Готовит PDF и черновик сопроводительного письма
• Передаёт менеджеру на проверку в Telegram/рабочую почту
• После одобрения — отправляет клиенту

Менеджер остаётся:

• Смотрит готовый черновик (1-3 минуты)
• Читает условия, поправляет тон, добавляет то, что агент не может знать (например, особый комментарий «оборудование подходит под ваш проект Х, потому что…»)
• Нажимает «отправить»

Что ИИ-агент принципиально НЕ делает:

• Не торгуется и не обсуждает коммерческие условия с клиентом
• Не принимает решение о стратегических скидках больше определённого порога (это согласуется с РОП)
• Не звонит клиенту и не проводит переговоры голосом
• Не подписывает договоры и не отправляет их без участия менеджера

Пошаговый разбор: как именно работает агент

Шаг 1. Получить запрос и понять, что именно нужно клиенту

ИИ-агент слушает входящий поток:

• Email (info@company.ru, корпоративная почта отдела продаж)
• CRM (входящая заявка или сообщение в чате в amoCRM/Bitrix24)
• Мессенджеры (Telegram-бот, WhatsApp Business, корпоративный чат)

Запросы приходят в очень разной форме. От коротких «пришлите прайс на шкафы-купе» до писем на полстраницы с подробным ТЗ. Агент вытаскивает из любой формы ключевые поля:

• Клиент (юр. лицо или ИП, контактное лицо, телефон)
• Какие позиции, сколько единиц
• В какие города доставка
• Сроки
• Особые условия (например, «постоплата 30 дней» или «входит в реестр Минпромторга»)

Раньше менеджер читал письмо 3-5 минут и переписывал вручную в CRM. Теперь — агент сам делает нормализацию и кладёт структурированную заявку в CRM как «черновик».

Шаг 2. Собрать данные из CRM, 1С, прайсов

Дальше агент идёт по трём местам:

CRM — карточка клиента. Агент подтягивает:

• ИНН, КПП, юр. адрес
• Контактное лицо, должность, телефон, email
• Текущий кредитный лимит и история оплат
• Статус по текущим сделкам, прошлым отгрузкам, задолженностям
• Категория клиента (A / B / C, отрасль, регион)

1С / ERP / Excel — складские остатки. Агент запрашивает:

• Наличие нужной позиции на каждом складе
• Стоимость за единицу (закупочная и плановая розничная)
• Сроки ближайших поставок, если остаток 0

Прайс поставщика — отдельный Excel или выгрузка. Агент сопоставляет:

• Закупочную цену для объёма от N штук
• Возможные замены, если нужной позиции нет в остатках
• Особые условия (отсрочка, бонус за объём)

Это самая долгая часть в ручном режиме — менеджер переключается между 4-5 окнами и переписывает цифры из одного в другое. Агент делает это за несколько секунд через API.

Шаг 3. Посчитать стоимость по правилам компании

Агент применяет набор правил, который формируется из политики продаж:

• Скидка по объёму (например, +2% при заказе от 50 шт., +5% от 200 шт.)
• Индивидуальная скидка для клиента (если есть)
• Условия по доставке (включена / отдельно, по какому тарифу)
• Условия по оплате (предоплата / постоплата / график)
• НДС / без НДС
• Сроки действия КП

Если получившаяся скидка укладывается в утверждённую вилку (например, до 7%) — агент идёт дальше. Если больше — ставит задачу РОПу на согласование через тот же мессенджер.

Шаг 4. Заполнить шаблон КП

У каждого отдела продаж есть свой шаблон. Агент подставляет в него всё, что собрал:

• Шапка: реквизиты компании-поставщика и клиента, исходящий номер, дата
• Таблица: позиция / кол-во / ед. изм. / цена за единицу / скидка / стоимость
• Условия: сроки, доставка, оплата, особые условия
• Подпись ответственного менеджера

Используется тот же шаблон в Google Docs или Word, который и раньше использовался — менеджеру не нужно привыкать к новому формату.

Шаг 5. Подготовить PDF и сопроводительное письмо

Чёрновик КП конвертируется в PDF и сохраняется в CRM как прикреплённый файл к сделке. Параллельно агент готовит черновик сопроводительного письма — короткий текст в стиле отдела:

• Обращение по имени
• Суть предложения в одном абзаце
• Срок действия КП
• Когда ждём обратной связи

Письмо адаптируется под канал: для email — официальнее, для мессенджера — короче. Голос берётся из шаблонов, которые когда-то писали сами менеджеры. Не изобретается новый стиль — переносится существующий.

Шаг 6. Передать менеджеру на проверку

Агент не отправляет КП клиенту сам. Он собирает всё в одно сообщение менеджеру: ссылка на черновик, ключевые цифры, что агент считал по каким правилам, пометки (например, «впервые этот клиент — карточка создана в CRM автоматически, проверь контакты»).

Менеджер открывает это сообщение, просматривает черновик (1-3 минуты), правит то, что требует человеческого суждения (тон письма, специфика сделки, особые коммерческие условия), и нажимает «отправить».

Шаг 7. Зафиксировать сделку и напомнить follow-up

После отправки агент:

• Прикрепляет PDF и финальный текст письма к сделке в CRM
• Ставит напоминание о follow-up через N дней (например, через 3 дня, если клиент не ответил)
• Если клиент прочитал, но не ответил — шлёт менеджеру сигнал «возможно, пора перезвонить»

Конкретный временной выигрыш

Этап	Вручную	С ИИ-агентом
Чтение и нормализация заявки	3-5 минут	5-10 секунд
Сбор данных из CRM / 1С / прайса	10-15 минут	10-20 секунд
Расчёт скидки и условий	5-7 минут	5-10 секунд
Заполнение шаблона КП	8-12 минут	30-40 секунд
Конвертация в PDF + письмо	3-5 минут	5-10 секунд
Передача менеджеру на проверку	—	5-10 секунд
Итого черновик от заявки до готовности	30-45 минут	1-2 минуты
Правки менеджера	—	1-3 минуты
Итого от заявки до отправки	30-45 минут	2-5 минут

При 5-7 КП в день у одного менеджера это 2-3 часа рутины в день на менеджера. За месяц — 40-50 рабочих часов на одного менеджера, которые возвращаются в продажи, обзвон клиентов, допродажи.

Что нужно, чтобы собрать такое у себя

Не нужно быть разработчиком. Нужно:

1. Один менеджер, который хорошо знает текущий процесс — объяснить агенту «что, откуда, куда».
2. Доступ к CRM и 1С / ERP через API или хотя бы через экспорт в таблицу.
3. Шаблон КП, который уже работает — агент заполняет тот же шаблон, ничего перепридумывать не нужно.
4. Один день на настройку правил скидок и условий.

Дальше за 1-2 недели агент входит в работу и начинает давать эффект. Если процесс отработан за 2 месяца, через полгода у отдела продаж обычно появляются идеи, что ещё ему отдать — follow-up по старым сделкам, контроль оплат, актуализация прайсов.

Что у нас получилось на практике (обезличенный кейс)

Торговая компания, 50+ активных сделок в день, отдел продаж 8 человек. До внедрения: средний цикл КП у менеджера — около 40 минут, из них 5-7 КП в день, реально отправлялось 3-4. Остальное — в очередь и сорвалось в конце дня.

После внедрения (6 месяцев назад): черновик КП у менеджера за 2 минуты на проверке, отправляется 6-7 КП в день на одного менеджера. Количество отправляемых КП выросло на 50-70%. Конверсия КП → сделка не изменилась (это и хорошо — значит, качество не просело). Общее количество новых сделок в месяц выросло за счёт того, что менеджеры перестали тонуть в рутине и начали уделять время допродажам и follow-up.

Дополнительный эффект, который не планировали: РОП первый месяц перепроверял каждое КП вручную. После месяца — перестал, потому что автоматизация не дала ни одной ошибки в расчётах или реквизитах. Доверие к агенту выросло — теперь РОП только точечно выборочно просматривает сделки, где скидка на верхней границе.

Чего НЕ делает этот агент (важно для ожиданий)

• Не звонит клиенту голосом. Это задача менеджера.
• Не ведёт переговоры в чате с клиентом. Если клиент задаёт встречный вопрос про КП, на который нет ответа в шаблоне — агент передаёт его менеджеру.
• Не принимает решение о стратегических скидках больше определённой границы. Такие скидки всегда согласуются с РОП.
• Не подписывает и не отправляет договоры — это тоже зона менеджера и юриста.
• Не заменяет менеджера-человека, который закрывает отношения с клиентом. Агент делает так, чтобы у менеджера было больше времени именно на эту работу.

Небольшая нотка реализма

Внедрение такого агента в первый раз обычно занимает 10-14 рабочих дней: первая половина — настройка подключений к вашим системам, вторая — обучение на ваших старых КП, проверка расчётов, согласование правил. После этого ещё 2-4 недели агенту нужно «обкататься» в параллельном режиме с человеком — менеджер проверяет черновики, корректирует, и постепенно доля правок уменьшается.

Главная ошибка, которую мы видели в 7 из 10 проектов такого типа — пытаться заставить агента с первого дня работать «на все 100%» без контроля. Это работает в одном случае из десяти. В остальных — первый месяц идёт «обкатка», и это нормально.

---

В рамках общения с клиентом определяем оптимальную стратегию. При необходимости проводим подробный аудит процессов.

Оставить заявку: sales@geriot.ru

---